Changer sa numérotation de documents à la nouvelle année

Vous allez découvrir dans cet article comment numéroter une facture ou changer votre numérotation.

En quoi consiste la numérotation des factures ?

La législation impose un système de numérotation de factures. Chaque facture doit disposer d’un numéro unique.  Cette numérotation doit être chronologique et continue.

Pourquoi numéroter ses factures ?

Comme pour la plupart des règlementations, il y a de bonnes raisons pour lesquelles celle-ci est en place. Si le code des Impôts est aussi strict, c’est tout simplement pour limiter les risques de fraude et notamment la réalisation de fausses factures.

Par ailleurs, le Code du Commerce impose l’établissement d’une facture dès la réalisation d’une prestation ou la vente d’un produit par un professionnel.  Vous trouverez ici la description complète du ministère des finances

Deuxième bonne raison, cette numérotation de facture facilite votre organisation administrative et commerciale. D’autant plus que l’obligation de conserver ses factures pendant 10 ans requiert de la rigueur. Cette numérotation n’est finalement pas une si mauvaise idée pour s’y retrouver !

Existe-il plusieurs manières pour numéroter vos factures ?

La numérotation des factures doit suivre une suite séquentielle et chronologique, comme expliqué plus haut.

D’une manière générale, aucun texte n’impose de commencer la numérotation par 1. En revanche, il ne doit pas y avoir de saut de numérotation, ni de doublon dans vos factures. En bref, il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°115.

Utiliser un logiciel de gestion commerciale tel que Slytio vous facilitera la tâche !

Comment personnaliser la numérotation de facture ?

Vous pouvez personnaliser librement la numérotation de vos factures en y ajoutant un préfixe comme dans l’exemple ici :

• Par suite séquentielle simple : 001 ; 002 ; 003 ; 004 ; 005 ; puis 006…
• Par préfixe commun :

Exemple (préfixe annuel + suivi d’une séquence de chiffres) : 2022-001 ; 2022-002 ; 2022-003…

Par ailleurs, la numérotation peut être établie sous forme de préfixe distinct. Cela doit être obligatoirement le cas si vous avez un système de numérotation par type de pièce pour ne pas avoir de doublons dans les numéros de pièces. Il faudra alors utiliser préfixer le masque par type de pièce : F pour facture [F2023-001], L pour livraisons [L2023-001, O pour offres [O2023-001], etc.

Peut-on supprimer un numéro de facture ?

En aucun cas, vous ne pouvez supprimer une facture éditée. Que penserait l’administration fiscale si elle voyait un trou dans votre numérotation ? Ce serait louche… Même si la transaction est annulée ou remboursée pour X raisons, il est alors impératif de créer une note de crédit.

Peut-on changer le système de numérotation de facture ?

Changer son système de numérotation est possible à partir du moment où vous respectez une suite chronologique et cohérente. Toutefois, il est préférable de procéder à ce type de modification en début d’année et moins en cours d’exercice.

Vous devez alors être capable de la justifier. Le changement de logiciel ou le changement de système de numérotation du logiciel lui-même peuvent être des motifs.

Comment changer sa numérotation dans Slytio ?

Pour passer vos factures en F2023 rendez-vous dans les paramètres de slytio.  Une fois dedans allez dans l’onglet « cet établissement » (1).

Ensuite allez dans « Numérotation » (2).

Il faut ensuite modifier l’entête de vos factures (3).  Par exemple : F2023- (l’entête).

Ensuite, indiquez « 0 » (zéro) dans la case « dernier numéro » (4) afin que votre prochaine facture soit la F2023-000001

Faites de même pour vos autres types de documents.

Terminez en enregistrant vos modifications en appuyant sur le bouton « enregistrer » (5).

Vous voilà prêts pour entamer votre nouvelle année !