Contrainte légale

Chaque année (au minimum) un inventaire détaillé des marchandises doit être rédigé.  Celui-ci doit préciser :

• Le détail des marchandises en stock
• Le prix d’achat par unité h.t.v.a.
• La quantité en stock
• Le valeur (prix d’achat * quantité en stock)
• Le total général

Attention cet inventaire doit-être établi à la date de la clôture de votre exercice ! Cependant, votre logiciel favori vous permettra d’établir ce décompte « en date du » se basant sur vos mouvements de stock.

Le fait de ne pas tenir un inventaire détaillé selon la présente méthode, permet à l’administration fiscale de rejeter l’ensemble de votre comptabilité.

L’inventaire doit être tenu dans un livre relié dont chaque feuille est numérotée.  Cependant une version imprimée ou PDF est généralement admise.

Pour savoir ce que vous devez inclure dans votre prix d’achat ou éventuellement votre prix de revient, veuillez vous référer aux articles de l’arrêté royal d’exécution du Code des Sociétés du 30/1/2001.

Méthodes

Les feuilles de comptage

Afin de faciliter le comptage des stocks, il faudra distribuer une feuille de comptage à chaque personne réalisant l’inventaire.

Dans un logiciel tel que Slytio, vous avez la possibilité d’imprimer ces feuilles.

Les feuilles de comptage font apparaître au minimum deux colonnes:

• • • La quantité en stock théorique par article
    • Une colonne vide pour noter à la main la quantité réelle physique

Le comptage des stocks

Si le temps et l’organisation vous le permet, l’idéal est d’effectuer plusieurs comptages et que chaque personne ne compte pas les mêmes produits deux fois.

Pour le comptage, à moins de disposer des scanners de codes-barres, il faudra vous armer d’un stylo, de patience et de rigueur !

La régularisation des stocks

Une fois le comptage terminé, le responsable de la logistique va récupérer toutes les feuilles de comptage.

Il pourra ensuite encoder dans votre logiciel les quantités réelles qui se chargera de passer les écritures de régularisation de stock.

Gagner du temps

L’inventaire tournant

Si vous avez beaucoup de produits différents, plusieurs lieux de stockage ou plusieurs types de stocks différents, l’inventaire annuel peut être difficile à organiser (trop long à faire en une fois).

Dans ce cas-là vous pouvez opter pour un inventaire tournant, qui consistera à faire plusieurs inventaires au cours de l’année.

Soit en les regroupant par lieu de stockage, soit par type de produit ou autre méthode de regroupement.

Cela vous évitera de faire tout d’un coup et donc d’avoir un blocage de l’activité étalé dans le temps.

L’inventaire permanent

Il n’est pas rare de voir bon nombre de nos utilisateurs d’utiliser cette méthode, il revient à contrôler le stock des marchandises au fur et à mesure de leur réception.  Lorsque vous recevez une commande d’un fournisseur, comme vous devez mettre les produits en rayon ou au stock, il est aisé de contrôler en même temps les quantités restantes.  Cette méthode permet donc d’avoir une vue correcte sur le stock des produits « tournants » et donc soumis le plus facilement à des erreurs.

La valorisation des stocks

Une fois la régularisation effectuée, vous êtes certain d’avoir une représentation parfaite de votre stock dans votre logiciel de gestion.

Cela va vous permettre de faire une valorisation.

Slytio effectuera cette opération à votre place et vous donnera un montant que vous n’aurez plus qu’à envoyer à votre comptable en PDF ou en Excel !

Si vous avez des questions n’hésitez pas !